Le courriel : courtois et facile à traiter

Même si le courriel est direct et rapide, il faut quand même réfléchir avant de l’écrire. Ayez toujours un ton et un niveau de langue appropriés. Le contenu doit aller à l’essentiel.

Pensez à la personne qui vous lira. Prenez le temps de la saluer et d’inscrire un objet précis. Indiquez clairement l’information importante, la demande ou l’action attendue. Adoptez un ton respectueux et plus ou moins chaleureux selon le contexte. Notez qu’une réponse sans introduction peut brusquer certaines personnes. De plus, un style trop télégraphique peut sembler autoritaire ou impoli. Enfin, évitez la familiarité douteuse au travail.

Structurez votre message comme une lettre. Il passera mieux avec les éléments suivants.

• Objet simple et descriptif : invite à lire et encourage à répondre.
• Appel personnalisé : Madame Parent, Monsieur le Directeur, Chers collègues.
• Mise en contexte : court paragraphe d’introduction.
• Message essentiel, positif et direct : qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi.
• Conclusion brève.
• Salutation : formule de politesse à la fin.
• Signature : coordonnées complètes de l’expéditeur.

Soignez la qualité linguistique. Enfin, adoptez une présentation sobre. Faites attention aux couleurs et aux caractères utilisés.
 
À vérifier avant d’envoyer

• Placez la réponse avant le message d’origine.
• Annoncez dans le texte les documents joints.
• Accompagnez toujours un hyperlien d’une note explicative.

Pour en savoir plus
http://www.visezjuste.uottawa.ca/pages/redaction/courriel_modele.html
http://www.visezjuste.uottawa.ca/pages/redaction/courriel_regles.html
http://www.visezjuste.uottawa.ca/pages/redaction/courriel_conseils.html

Bonne rédaction!

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