Pour une communication orale efficace

Au travail ou dans la vie de tous les jours, pour être écouté et compris, voici des éléments à considérer.

• Exprimez-vous avec clarté pour favoriser la réception et la mémorisation de votre message. Éliminez le superflu, restez concis et organisé. Il faut en dire juste assez.
• Adaptez votre communication au contexte et aux particularités de vos interlocuteurs.
• Écoutez et observez bien.

Pour être clair

Préparez-vous. Demandez-vous d’abord à qui et de quoi vous parlerez, puis comment vous présenterez le tout. Choisissez le meilleur contenu pour le contexte. Organisez votre information de manière logique et facile à comprendre. Transmettez-la ensuite dans une langue simple. Phrases courtes et mots justes. Enfin, soignez autant l’aspect verbal que non verbal.

À qui : Employez des mots courants et connus.

De quoi : Quel est votre objectif? Quel est l’essentiel en une ou deux phrases? Dès les premiers mots, votre sujet doit être évident. Pour attirer l'attention, énoncez d’abord votre idée principale avec une courte introduction. Appuyez-la en présentant deux ou trois points. Ensuite, développez. Pour maintenir l’intérêt, donnez un exemple pertinent ou un détail intéressant. À la fin, reformulez l’idée principale et résumez. Notez qu’on se souvient de deux ou trois messages-clés lors d’un exposé. Dans un échange, répondre directement à la question aide l’autre à retenir vos propos.

Comment : La façon de livrer un message est aussi importante que le message lui-même. Utilisez au besoin un aide-mémoire ou un schéma. Évitez par contre de lire un texte. Se préparer mentalement avant est aussi utile pour surmonter la nervosité.

La voix, le regard, les gestes et l’écoute sont très importants.

• Ayez un débit et un ton corrects.
• Affichez un visage ouvert ou souriant.
• Maintenez un bon contact visuel.
• Adoptez une attitude corporelle et des gestes appropriés.
• Faites preuve d’écoute et d’ouverture dans les échanges.

Bref, une bonne communication orale est réfléchie et organisée. Elle offre juste assez d’information pour faire bien comprendre et retenir l’essentiel. Enfin, elle est présentée avec confiance et conviction.

Pour en savoir plus
La compétence en communication orale, une compétence essentielle définie par le CDÉACF : http://competencesessentielles.ca/competence/communication-orale
L’exposé oral, animer un atelier, deux documents produits par la FCAF :
http://resdac.net/documentation/pdf/communicateurefficace/preparer_expose_oral_1.pdf
http://resdac.net/documentation/pdf/communicateurefficace/preparer_expose_oral_2.pdf
Préparer des porte-parole, un troisième document produit par la FCAF :
http://resdac.net/documentation/pdf/communicateurefficace/preparer_porte_parole.pdf
Communication orale pour les formateurs, des conseils prodigués par la FAO :
http://www.fao.org/docrep/005/w8088f/w8088f04.htm

Bonne lecture!

Info@communicateursefficaces.com

Le courriel : courtois et facile à traiter

Même si le courriel est direct et rapide, il faut quand même réfléchir avant de l’écrire. Ayez toujours un ton et un niveau de langue appropriés. Le contenu doit aller à l’essentiel.

Pensez à la personne qui vous lira. Prenez le temps de la saluer et d’inscrire un objet précis. Indiquez clairement l’information importante, la demande ou l’action attendue. Adoptez un ton respectueux et plus ou moins chaleureux selon le contexte. Notez qu’une réponse sans introduction peut brusquer certaines personnes. De plus, un style trop télégraphique peut sembler autoritaire ou impoli. Enfin, évitez la familiarité douteuse au travail.

Structurez votre message comme une lettre. Il passera mieux avec les éléments suivants.

• Objet simple et descriptif : invite à lire et encourage à répondre.
• Appel personnalisé : Madame Parent, Monsieur le Directeur, Chers collègues.
• Mise en contexte : court paragraphe d’introduction.
• Message essentiel, positif et direct : qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi.
• Conclusion brève.
• Salutation : formule de politesse à la fin.
• Signature : coordonnées complètes de l’expéditeur.

Soignez la qualité linguistique. Enfin, adoptez une présentation sobre. Faites attention aux couleurs et aux caractères utilisés.
 
À vérifier avant d’envoyer

• Placez la réponse avant le message d’origine.
• Annoncez dans le texte les documents joints.
• Accompagnez toujours un hyperlien d’une note explicative.

Pour en savoir plus
http://www.visezjuste.uottawa.ca/pages/redaction/courriel_modele.html
http://www.visezjuste.uottawa.ca/pages/redaction/courriel_regles.html
http://www.visezjuste.uottawa.ca/pages/redaction/courriel_conseils.html

Bonne rédaction!

Info@communicateursefficaces.com

Pour une lettre d’invitation claire et bien présentée

Vous avez utilisé tous les ingrédients d’une rédaction simple pour passer votre message. Maintenant, n’oubliez pas l’aspect visuel.

Soignez la mise en page de vos documents

Beaucoup de gens sont pressés, lisent peu ou avec difficulté. Rendez votre lettre, rapport ou note de service facile à décoder.

La présentation, une touche finale essentielle!

• Aérez votre texte avec des marges généreuses.
• Utilisez la police de caractères Arial ou Helvetica 12 points (minimum 10).
• Alignez à gauche pour des espaces réguliers entre les mots.
• Évitez la justification : un obstacle à la lecture.
• Insérez des sous-titres pour plus de clarté.
• Placez des tableaux et des graphiques signifiants.

Pour une lettre attrayante, aérée et lisible

• Inscrivez un objet précis et personnalisé : il doit attirer l’attention.
• Facilitez la lecture avec deux alignements.
• Aidez au repérage avec des listes à puces, au besoin.
• Mettez en évidence l’important : employez le gras, mais sans en abuser.
• Soulignez un mot, jamais une phrase entière.

Voici un modèle de lettre d’invitation : exemple de lettre d’invitation

Pour en savoir plus, consultez ces ouvrages :
De la lettre à la page Web : savoir communiquer avec le grand public, Québec, Gouvernement du Québec, 2006.
Guide de rédaction pour une information accessible, Gatineau, Pavillon du Parc, ville de Gatineau, Université du Québec en Outaouais, 2011.

Bonne rédaction!

info@communicateursefficaces.com

Une lettre d’appui simple et directe

Vous devez appuyer un projet ou un organisme? Après avoir réfléchi et dressé un plan, vous avez terminé l’ébauche de votre lettre. Relisez-vous.

Appliquer des principes d’écriture simple aidera votre lecteur. Pour mieux vous faire comprendre, voici quelques éléments à vérifier.

Des mots bien choisis

Utilisez :

• des mots connus, exacts, concrets;
• des verbes au lieu des noms;
• peu de synonymes;
• des acronymes au bon endroit.

Remplacez les mots trop longs par des plus courts. Enfin, éliminez l’inutile.

Des phrases claires et reliées entre elles

• Elles utilisent la voix active et la forme affirmative.
• Le sujet est près du verbe.
• Les bons pronoms sont à la bonne place.

Des paragraphes bien enchaînés

Vous avez suivi un bon plan. La lecture est facile, alors finalisez le tout.

Maintenant, testez vos habiletés de révision

Utilisez l'ébauche de lettre, les zones à corriger sont soulignées. Trouvez pourquoi et réécrivez en appliquant les principes ci-dessus.

La solution? Voici un modèle de lettre d’appui : Plan et exemple de lettre d’appui.

Bonne lecture et bonne rédaction!

info@communicateursefficaces.com