Personnalisez vos messages

Nous sommes de retour! 

Voici le premier d’une nouvelle série de billets pour vous aider à mieux écrire. Dans les prochains mois, nous afficherons des conseils et des exemples pour rédiger des messages, des courriels et des lettres efficaces. Des outils à votre disposition pour des communications claires et simples.
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Personnalisez vos messages

La rédaction en langage clair exige bien plus que des mots simples. Elle désigne une communication centrée sur les destinataires. Cela signifie d’écrire en se mettant à leur place. Que ce soit à l’école, au travail ou ailleurs, nous préférons lire des messages au ton personnel et chaleureux.

Voici des pistes pour adapter vos textes à vos lecteurs.

• Évitez les tournures impersonnelles. Parlez directement à votre lecteur en utilisant le « vous ». Vous attirerez tout de suite son attention.
  Par exemple : Vous devez répondre rapidement.
  Au lieu de : Il est absolument nécessaire que les responsables répondent dans les plus brefs délais.

• Évitez la froideur administrative. Prenez un ton respectueux pour donner des consignes.
  Par exemple : Nous vous prions de remplir le document ci-joint en trois copies.
  Au lieu de : Le document ci-joint doit être rempli en trois copies.

• Évitez les messages négatifs. Invitez votre lecteur à collaborer en insistant sur l’avantage de suivre la directive.
  Par exemple : Nous avons besoin de votre réponse le plus tôt possible pour commander les livres.
  Au lieu de : Si vous ne répondez pas rapidement, il nous sera impossible de commander les livres.

• Évitez l’attitude autoritaire. Employez des verbes neutres au lieu de menacer.
  Par exemple : Selon le règlement de l’école, vous devez assister aux réunions.
  Au lieu de : Le règlement de l’école exige que vous soyez présent aux réunions.

Personnaliser et employer un ton chaleureux crée un climat de confiance. Lequel des deux messages en annexe aimeriez-vous recevoir? Voir les exemples

Le second message s’adresse aux parents avec courtoisie. Il utilise le « vous » et le « nous ». Il est positif et il incite à collaborer.

À retenir pour des messages personnalisés et chaleureux :

• Parler directement au lecteur en utilisant le « vous »
• Donner des consignes en prenant un ton respectueux
• Formuler un message positif